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Digitalisierungsprojekte im Mittelstand richtig angehen: So machen Unternehmen Geschäftsanwendungen fit für die Zukunft

von EntrepreneurRATGEBER
Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage

Die Digitalisierung schreitet voran, aber noch immer haben laut KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand zwei von drei mittelständischen Betrieben Entwicklungsspielraum diesbezüglich. Der Grund: Eine Automatisierung der kompletten IT-Infrastruktur ist für viele Unternehmen mit hohen Kosten und großem Zeitaufwand verbunden. Die Cloud kann hierbei eine sinnvolle Alternative sein – vor allem mit dem richtigen Projektpartner und einer Digitalisierung in kleinen Schritten. Wie Unternehmen einen branchenerfahrenen Partner für ihre Digitalprojekte finden und Automatisierung vorantreiben können, erläutert Sage, der Markt- und Technologieführer für Cloud-basierte Unternehmenslösungen.

Auch wenn immer mehr kleine und mittelständische Betriebe Abläufe etwa in Lager und Logistik, Kundendienst, Personalwesen sowie E-Commerce automatisieren, setzen sie Digitalisierungsprojekte nicht so schnell oder umfassend um, wie dies möglich wäre. Sie scheuen die hohen Investitionskosten und den großen zeitlichen Aufwand bei Auswahl und Implementierung der digitalen Systeme. Der Umstieg auf Cloud-basierte Lösungen kann helfen, da etwa die Kosten entfallen, die bei On-Premise-Lösungen für die firmeninterne Administration und Wartung anfallen. Zum anderen können Anwender je nach Anforderung flexibel Module und Anwendungen hinzubuchen oder herausnehmen – sie zahlen nur für die Funktionen, die sie zum jeweiligen Zeitpunkt benötigen, was bei stationären Systemen nicht möglich ist. Die technische Komplexität von Digitalisierungsprojekten ist ein weiterer Stolperstein. Nicht immer ist die benötigte Expertise in Sachen Systemintegration für Umsetzung und Implementierungsarbeiten bereits inhouse vorhanden. Daher ist es insbesondere für kleine und mittelständische Betriebe empfehlenswert, sich für entsprechende Projekte externe IT-Berater an die Seite zu holen.

So finden Firmen den richtigen Partner beim Gang in die Cloud

Ein erfahrener Implementierungspartner ist also ein wichtiger Faktor, damit die Cloud-Transformation gelingt. Bei der Auswahl des richtigen Partners ist dessen Branchenexpertise ein entscheidendes Kriterium, damit gewährleistet ist, dass dieser Unternehmen auch auf Augenhöhe unterstützen kann.

So sollte beispielsweise ein Unternehmen aus dem Handelsumfeld auf einen Berater mit Retail-Expertise oder ein Betrieb aus der Automobilzuliefererbranche auf Know-how in eben diesem Gebiet setzen. Hierdurch können Entscheider gewährleisten, dass Digitalisierungsprojekte auf die Marktanforderungen des jeweiligen Unternehmens einzahlen.

Branchenkenntnisse sind aber nur ein wichtiges Kriterium. Ebenso wichtig ist auch die strategische Beratungskompetenz, also Kenntnisse zu Prozessorganisation und -strukturierung, um die Analyse- und Planungsphase erfolgreich zu meistern. Der kompetente Blick von außen auf die Kernprozesse sowie die vor- und nachgelagerten Abläufe inklusive der bislang eingesetzten Systeme und Lösungen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in der Planungs- und Konzeptphase.

Um Kommunikation und Absprachen zu vereinfachen, sollten Projektverantwortliche zudem auf Standortnähe und die Größe des Implementierungspartners achten: Kann der Anbieter etwa flexibel und modular – je nach Projektgröße und Implementierungsphase – seine Fachkräfte aufstocken? Aspekte wie diese sollten ebenfalls Bestandteil der Auswahlkriterien sein.

Digitalisierung in kleinen Schritten – Cloud ermöglicht einfache Skalierung

Hat sich ein Unternehmen entschieden, im Rahmen der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse auf Cloud-basierte Systeme zu setzen, ist neben der Wahl des Cloud-Partners zu Beginn eines derartigen Projekts auch wichtig zu definieren, welche Anwendungen sich am ehesten als Kandidaten für die Cloud-Überführung eignen. Dies hängt zum einen von der jeweiligen Branche und konkreten Geschäftstätigkeit, zum anderen vom Status quo der Prozesse ab. Eine valide Entscheidung über die Auswahl und Reihenfolge setzt folglich voraus, dass es eine übergeordnete Cloud-Strategie gibt. Die Ausarbeitung einer solchen Strategie bietet dabei die Gelegenheit, das bisherige Ablaufgefüge kritisch zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren.

Als Ausgangspunkt für die Strategieentwicklung sollten mittelständische Betriebe stets ihre jeweiligen Unternehmensziele und die wesentlichen Markttrends ihrer Branche ins Auge fassen. Im produzierenden Gewerbe steht derzeit bei vielen Betrieben beispielsweise eine verbesserte Integration von Geschäfts- und Produktionsprozessen ganz oben auf der Agenda. Das Ziel: durchgängige Transparenz vom Auftragseingang über den Shop-Floor bis zum Warenausgang für volle Lieferfähigkeit bei gleichzeitig minimalen Lagerbeständen, um unnötige Kapitalbindungen zu vermeiden.

In der anschließenden Konzeptphase lässt sich dann festlegen, welche Funktionen das neue System beinhalten sollte und welche Module benötigt werden. Beispiel ERP-System: Hier können bislang getrennt voneinander gesteuerte Arbeitsbereiche wie Produktion, Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung unter dem Dach einer integrierten Lösung zusammengeführt werden.

Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage, resümiert: „Die Digitalisierung eines Betriebs muss keine Mammutaufgabe sein. Eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse schafft erste Klarheit, in welchem Bereich die Digitalisierung ansetzen sollte – nämlich bei den Kernprozessen des Unternehmens. Zeitlicher, finanzieller und personeller Aufwand lassen sich durch die Aufteilung des Masterplans ,Digitalisierung‘ in kleine Schritte besser einschätzen sowie Ressourcen besser planen. Denn: Ein häufiger Stolperstein bei Modernisierungsprojekten ist eine fehlende Priorisierung der Abläufe, an denen die Digitalisierung ansetzen soll. Die Gefahr, die sich daraus ergibt, ist, dass bei der Auswahl der benötigten Software-Module Anwendungsbereiche von geringer strategischer oder geschäftlicher Relevanz unverhältnismäßig stark berücksichtigt werden, was sich negativ auf den zu erwartenden Return on Investment auswirkt. Wenn jedoch bereits in der Planungsphase klar definiert ist, was die Kernprozesse sind, auf denen in der Umsetzungsphase ein besonderer Fokus liegen soll, dann lassen sich Friktionen wie diese gezielt vermeiden.“

Bildquellen

  • Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage: Sage GmbH

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